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          如何讓辦公環境提高效率

              辦公環境的合理性常常會影響流程的質量與效率。改善辦公環境,提高效率,已經成為企業健康發展的一個戰略性要素,這是企業管理研究細化的必然趨勢。離開良好的辦公環境的支持,縱有完美的戰略、高效的流程、先進的技術,也可能難以對公司的效率與效益有所幫助。目前許多國內企業正在著手更新辦公環境的布置,然而從前期規劃直至具體執行,很多時候往往都疏忽了管理上的真正需求。
                傳統企業的主要問題
                頭頂上的燈光昏暗不堪;腳下的布線有如千頭萬緒;大大小小的科室封閉分割;無論走進哪一間,總是壇壇罐罐、雜處一室;一邊密不透風,另一邊卻疏可走馬;領導辦公室常常位于走廊的幽幽盡頭,給人一種高深莫測的感覺。
                這種不合理的不僅僅是一個簡單的裝修布局問題,而是說明企業管理者沒有認識到辦公環境對企業效率的影響。普遍來講,國內企業的辦公環境存在以下主要問題:
              辦公室內部的色彩與照明搭配不協調,容易造成壓抑的心態甚至視覺污染,影響人員的勞動效率;
              條條塊塊的封閉性布局以及不合理的分割,不利于部門之間進行有效的溝通與協作;
              企業信息系統缺乏統一的規劃設計與維護管理,辦公區域內線路鋪設雜亂,各種系統互相獨立,資訊流通存在障礙;
              辦公用品與家具的擺布過于隨意,導致辦公空間的浪費或擁擠現象并存,影響人員的有效活動能力與正常的工作心態。
                企業的各種內部管理機制在這樣的辦公環境條件下運轉,其結果可想而知。如果我們真正認識到了辦公環境的優劣與企業效率之間的關系,那么就應該在實施企業重組活動的同時,將辦公環境的改善也作為需要達成的目標之一,并真正與其他管理變革的措施有效結合,相得益彰地去推進管理者想要達成的境界。
                效率決定標準
                企業辦公環境的衡量尺度相對簡單,最基本的只有一條:是否能夠提升管理效率。換言之,我們評價一家公司的辦公環境是否優劣,并不在乎占地是否寬敞、陳設是否豪華,而更多地著眼于辦公環境是否能夠整合企業管理中的各種資源,是否能夠與企業管理優化的各項活動相銜接,是否能夠最終有助于公司既定戰略的實現。
                建筑師往往關注的是外形的簡約和結構的安全;室內設計師總是醉心于色彩的協調、材料的質感;而作為企業辦公環境的主人,管理者們必須從業務活動的需要出發,充分利用環境所賦予的優勢,最大化地去激發、創造出員工的工作效率。從某種意義上講,與采購、生產與銷售等功能一樣,辦公室環境布置也是一種創造企業價值的活動。
                創造高效率的途徑
                科學的辦公室布置可以創造出高效率。管理效率本身可以具體表現為員工完成某項特定任務的周期。業務流程、溝通技術、人這三者常常成為管理效率的直接表現對象,因此它們與辦公環境之間的關系就成為我們優化辦公室布置的基本考量。
                優化業務流程
                流程是指在企業內部流轉的一系列相關活動,這些活動的進行總是要依托一定的外部環境的,因此辦公環境的合理性也常常會影響流程的質量與效率。
                新加坡某大型銀行曾經在其國際結算部門實施過與業務流程改造相配合的辦公環境調整項目。
                管理層通過重新安排信用證申請、開立、復核、二審、終審等業務環節的座位設置,并配合以電腦終端的合理布線與辦公自動化系統的優化,大大提高了信用證業務的工作效率,縮短了客戶服務周期,獲得了不錯的市場反饋與業績提升。
                現代化的溝通技術
                良好的溝通會帶來效率的改善,現代信息技術的高度發達,也為辦公環境中的信息交流提供了前所未有的強大功能。
                一些企業在醞釀實施ERP、CRM、SCM等大型系統軟件的時候,往往只注重實物資源與有形數據,常常忽視了人員溝通對于空間提出的需要,導致項目實施的效果不盡如人意。
                在國際標準認證體系中,ISO9241就是一個關于辦公環境下交互式計算機系統的人類工效學國際標準,它由17個部分組成,根據人類工效學和可用性原理,結合辦公環境的要求,分別對各種硬件交互設備屬性和軟件用戶界面設計問題作了詳細的規定和建議。
                以人為本
                現代辦公環境設計需要關注的正是與人類日常工作相關的一些規律,即如何從環境設計的角度去促進人們更好、更有效率地工作。今天,許多企業設立了“腦力激蕩廳”、“遠程學習中心”、“先進管理實驗室”等專門功能區域,目的正是在于有效調動員工的創造能力、決策支持能力和持續學習能力,幫助他們獲得一個調整心態、不斷進取的良好環境。
                許多國外企業在考慮內部環境設置時,就已經根據公司戰略文化所要傳達出的意境,從布局、色彩、照度、陳設、家具、徽標、字體等多種方面加以配合,使得人們身處彼時彼地的環境之中就已經能夠充分體驗到公司文化的內涵。
                必須考慮成本
                管理者們過多地強調環境初始營建的成本,卻總是忽視辦公環境維護的成本。就像現代企業的業務重組活動不是一朝一夕的事情,與企業重組相關的辦公環境維護也應該是長期的、持續的。
                而且對于不同類型的企業而言,這兩種成本的比例關系也是不盡相同的。國內有些企業,片面喜歡追求巨大奢華的辦公場地,常常導致總面積居高不下,維護與重置費用相當可觀。因此對于一家理性的企業來說,合適的辦公面積、精良的辦公陳設才是最實際、最有效的選擇。
           
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